Przepisy nie regulują w sposób jednoznaczny kwestii niszczenia dokumentów. Nie określają procedur, wskazując jedynie na konieczność zabezpieczenia danych chronionych, w tym danych osobowych. Utylizację można więc zlecić firmie zewnętrznej, której pracownicy mają wiedzę i doświadczenie w pracy z dokumentami. Dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie?
Bezpieczne niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną
Profesjonalne niszczenie dokumentów to rozwiązanie, które wybiera coraz więcej przedsiębiorców. Dlaczego? Ponieważ usługa zewnętrzna zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa nie tylko w procesie samej utylizacji, ale również transportu dokumentów. Należy pamiętać, że przedsiębiorca jest odpowiedzialny za ochronę danych od momentu otrzymania dokumentacji aż do jej zutylizowania. Musi przestrzegać nie tylko przepisów wynikających z RODO, ale również innych ustaw i norm ISO. Więcej na temat tego, jak wygląda procedura niszczenia dokumentów, można przeczytać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/nadarzyn/.
Oszczędność czasu i zasobów
Samodzielne niszczenie dokumentów wymaga sporych nakładów czasu. Należy przede wszystkim wydzielić te, które nie są już wymagane przepisami prawa, a następnie wyodrębnić dokumenty chronione. Utylizacja w firmie wymaga zaangażowania co najmniej jednego pracownika, zatem pociąga za sobą niemałe koszty. Związane są one również z:
- zakupem profesjonalnej niszczarki,
- składowaniem dokumentów do czasu zutylizowania,
- utylizacją ścinek papieru bądź nośników informacji.
W kontekście zasobów warto też wspomnieć o miejscu do archiwizowania. W przypadku dużej ilości dokumentów nierzadko są to całe budynki gospodarcze, których utrzymanie jest kosztowne. Dlatego też coraz więcej firm wybiera zewnętrzną usługę archiwizacji, o której więcej można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/nadarzyn/. Jest to doskonały sposób na zrównoważenie budżetu i zaoszczędzenie sporej ilości miejsca.
Możliwość realizacji celów biznesowych
Praca z dokumentami to jeden z obowiązków każdego przedsiębiorcy. Angażowanie w nią pracowników czy samodzielne dopełnianie formalności pochłaniają nie tylko czas, ale również energię, którą można by przeznaczyć na rozwijanie własnego biznesu. Nic dziwnego, że po całym dniu spędzonym nad papierami nie mamy już sił na pracę, która przyniosłaby zysk. Profesjonalne niszczenie dokumentów to odpowiedź na potrzeby zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Możliwość skoncentrowania sił na rozwoju firmy to benefit, jaki daje korzystanie z usług zewnętrznych. Usługodawcom warto zlecić nie tylko utylizację papieru i nośników danych, ale również segregowanie, archiwizowanie i digitalizację dokumentów. Wiedza, profesjonalizm i doświadczenie pracowników firmy zewnętrznej pozwalają zyskać pewność, że wszelkie procedury odbędą się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorca otrzymuje dowód utylizacji dokumentów, który stanowi zabezpieczenie na wypadek kontroli.